La factura es el documento más importante de tu actividad: justifica tus ingresos ante Hacienda, permite a tus clientes deducirse el IVA y es tu prueba si un día tienes que reclamar un impago. Una factura mal hecha puede costarte una sanción o hacer que tu cliente no pueda deducirla.
En esta guía tienes los datos obligatorios, los plazos, las diferencias entre factura completa y simplificada y una plantilla lista para usar.
¿Tengo que hacer factura siempre?
Con carácter general, sí: los empresarios y profesionales deben expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen, tanto a empresas como a particulares. Hay excepciones previstas en el reglamento (por ejemplo, determinadas operaciones exentas de IVA), pero la regla es facturar.
Dos tipos de factura
| Factura completa (ordinaria) | Factura simplificada | |
|---|---|---|
| Cuándo | Siempre se puede usar | Hasta 400 € (IVA incluido) en general; hasta 3.000 € en ciertos sectores (comercio minorista, hostelería, transporte de personas, peluquería, etc.); y en facturas rectificativas |
| Datos del cliente | Obligatorios | No obligatorios (salvo que el cliente empresa los pida) |
| Permite deducir el IVA | Sí | Solo si incluye NIF y domicilio del destinatario y la cuota desglosada |
| Equivale al antiguo… | Factura | Tique |
Si trabajas para empresas o profesionales, emite siempre factura completa: es la que les permite deducirse el IVA y el gasto.
Datos obligatorios de una factura completa
Según el artículo 6 del Reglamento de facturación, toda factura debe incluir:
- Número y, en su caso, serie. La numeración dentro de cada serie debe ser correlativa y sin saltos.
- Fecha de expedición.
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
- NIF del emisor y, en general, NIF del destinatario.
- Domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible (concepto, cantidad, precio unitario sin IVA, descuentos).
- Tipo o tipos de IVA aplicados.
- Cuota de IVA, consignada por separado.
- Menciones especiales cuando proceda: “operación exenta” (con el artículo que lo justifica), “inversión del sujeto pasivo”, “régimen especial del criterio de caja”, “facturación por el destinatario”, etc.
No es obligatorio que aparezca la palabra “factura”, aunque es recomendable. Tampoco lo es la forma de pago, pero ayuda a cobrar antes.
¿Y la retención de IRPF?
No forma parte del contenido exigido por el reglamento de facturación, pero si eres profesional y facturas a empresas o autónomos, debes reflejarla para que tu cliente la practique (ver retención en facturas y los ejemplos de factura con IVA e IRPF).
Plazo para emitir la factura
| Si tu cliente es… | Plazo |
|---|---|
| Un particular | En el momento de realizar la operación |
| Una empresa o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo del IVA |
También puedes hacer una factura recapitulativa que agrupe todas las operaciones de un mismo cliente durante un mes natural.
Numeración y series
- La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: F-2026-001, F-2026-002…
- Puedes usar varias series cuando haya razones que lo justifiquen (por ejemplo, distintas actividades o establecimientos).
- Son obligatorias series específicas para las facturas rectificativas y para otros casos previstos (por ejemplo, las expedidas por el destinatario o por un tercero).
- No borres facturas: si te equivocas, se corrige con una factura rectificativa.
Plantilla de factura completa
Copia esta estructura en tu programa o procesador de textos:
FACTURA N.º F-2026-015
Fecha de expedición: 05/11/2026
Fecha de la operación: octubre 2026
EMISOR
Laura Pérez Gómez — NIF 12345678A
C/ Mayor, 10, 2.º B — 31001 Pamplona (Navarra)
CLIENTE
Estudio Norte, S.L. — NIF B12345678
Avda. de la Paz, 25 — 28001 Madrid
CONCEPTO CANT. PRECIO IMPORTE
Diseño de identidad visual 1 900,00 € 900,00 €
Adaptación a redes sociales 4 75,00 € 300,00 €
Base imponible 1.200,00 €
IVA 21% + 252,00 €
Retención IRPF 15% − 180,00 €
TOTAL A PAGAR 1.272,00 €
Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000
Vencimiento: 30 días desde la fecha de facturaDatos ficticios con fines ilustrativos.
¿Puedo facturar con Word o Excel?
Hoy sí, siempre que la factura incluya todos los datos obligatorios. Pero esto va a cambiar por dos normas distintas:
- Verifactu: obligará a usar un programa de facturación que cumpla el reglamento antifraude. Las fechas vigentes en el BOE son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos. El 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su intención de aplazarlo a octubre de 2028, pero a fecha de este artículo ese cambio no se ha publicado en el BOE, así que las fechas legales siguen siendo las de 2027.
- Factura electrónica obligatoria: entre empresas y profesionales (B2B), la factura tendrá que ser electrónica estructurada. Para autónomos y empresas de hasta 8 millones de facturación, desde el 6 de octubre de 2028.
En resumen: Word y Excel dejarán de valer para facturar en cuanto se aplique Verifactu a tu caso. Si empiezas ahora, compensa elegir ya un programa adaptado.
Cómo enviar y guardar las facturas
- Puedes enviarlas en papel o en formato electrónico (PDF, por ejemplo) si el cliente lo acepta.
- Guarda copia de todas las emitidas y el original de las recibidas durante el plazo legal (ver cuánto tiempo guardar las facturas).
- Regístralas en tu libro de facturas emitidas.
Errores frecuentes
- Saltos en la numeración o reiniciar la numeración sin cambiar de serie.
- Olvidar el NIF o el domicilio del cliente en facturas a empresas.
- No desglosar la base, el tipo y la cuota de IVA.
- Emitir tarde facturas a empresas (después del día 15 del mes siguiente).
- Borrar o modificar una factura emitida en lugar de rectificarla.
- No indicar la mención de exención o de inversión del sujeto pasivo cuando no hay IVA.
- Usar factura simplificada con clientes empresa que necesitan deducirla.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer una factura sin estar dado de alta?
No. Para facturar debes estar dado de alta en Hacienda (modelo 036) y, en general, en la Seguridad Social (ver guía de alta).
¿Tengo que poner el número de cuenta?
No es obligatorio, pero sí muy recomendable.
¿Puedo cambiar de serie cada año?
Sí, es una práctica habitual (por ejemplo, F-2026- y F-2027-), siempre que la numeración dentro de cada serie sea correlativa.
¿Qué pasa si el cliente pierde la factura?
Puedes expedir un duplicado, que debe indicar que lo es.
Fuentes oficiales
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (BOE).
- AEAT, Manual práctico de IVA: contenido general de las facturas ordinarias.
- AEAT, contenido de las facturas.
Última revisión: noviembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional.