Tener las facturas bien guardadas es tu mejor defensa ante una comprobación de Hacienda: sin factura no hay gasto deducible ni IVA soportado que valga. Pero, ¿durante cuánto tiempo? Hay varias normas que hablan de plazos distintos, así que lo resumimos.
Respuesta corta
| Normativa | Plazo | Desde cuándo |
|---|---|---|
| Fiscal (Ley General Tributaria, IVA, IRPF) | 4 años | Desde el fin del plazo para presentar la declaración del impuesto al que se refieren |
| Mercantil (Código de Comercio) | 6 años | Desde el último asiento en los libros |
Recomendación práctica: guarda tus facturas y justificantes al menos 6 años, y más tiempo en los casos especiales que verás abajo.
El plazo fiscal: 4 años
El derecho de Hacienda a revisar tus impuestos prescribe a los cuatro años. Por eso, la Ley General Tributaria y el Reglamento de facturación obligan a conservar facturas, copias y justificantes durante el plazo de prescripción.
Ojo: los cuatro años no empiezan con la fecha de la factura, sino al terminar el plazo para presentar la declaración correspondiente.
Ejemplo: una factura de marzo de 2026:
- Para el IVA (303 del 1T, que se presenta hasta el 20 de abril de 2026), el plazo de prescripción termina en abril de 2030.
- Para el IRPF (Renta de 2026, que se presenta hasta el 30 de junio de 2027), termina a finales de junio de 2031.
En la práctica, una factura puede tener que conservarse más de cinco años desde que se emitió.
Cuándo se alarga
El plazo de prescripción se interrumpe (y vuelve a empezar) si Hacienda inicia una comprobación, si presentas una declaración complementaria o si recurres, entre otros casos.
El plazo mercantil: 6 años
El Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar sus libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento. Aunque muchos autónomos no llevan contabilidad mercantil, guardar las facturas seis años es una práctica prudente y te protege también ante reclamaciones de clientes o proveedores.
Casos en los que hay que guardar más tiempo
- Bienes de inversión (equipos, vehículos, local): guarda las facturas mientras dure la amortización y la regularización del IVA, más los cuatro años de prescripción.
- Bases imponibles negativas o deducciones pendientes de aplicar: hasta que prescriba el último ejercicio en que se apliquen.
- Subvenciones o ayudas: el plazo que fije la convocatoria, que puede ser superior.
- Contratos de larga duración o garantías: mientras puedan dar lugar a reclamaciones.
Si te das de baja como autónomo
El cese no te exime de conservar la documentación. Si te das de baja, sigue guardando tus facturas durante los plazos indicados (ver cómo darse de baja).
Qué hay que guardar
- Facturas emitidas (copias o matrices).
- Facturas recibidas (originales) de gastos e inversiones.
- Facturas rectificativas y documentos de anulación.
- Justificantes de importaciones y otros documentos sustitutivos.
- Libros registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y del IVA.
- Justificantes de pago de gastos relevantes.
¿Puedo guardarlas solo en digital?
Sí. El Reglamento de facturación permite conservar las facturas por medios electrónicos, siempre que se garantice la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y que se pueda acceder a ellas sin demora.
Para las facturas recibidas en papel, la digitalización con validez fiscal (para poder destruir el papel) exige un procedimiento de digitalización certificada con software homologado por la AEAT (Orden EHA/962/2007 y Resolución de la AEAT de 24 de octubre de 2007). Si solo las escaneas con el móvil, guarda también el papel.
Con la llegada de la factura electrónica obligatoria, la mayoría de facturas entre empresas ya serán digitales desde el origen.
Consejos de organización
- Una carpeta por ejercicio y trimestre, separando emitidas y recibidas.
- Copias de seguridad en dos ubicaciones (por ejemplo, nube y disco externo).
- Nombra los archivos de forma coherente (fecha, proveedor, importe).
- Revisa cada año qué ejercicios ya puedes archivar.
- Usa un programa de facturación que guarde las facturas y genere los libros.
Errores frecuentes
- Contar los cuatro años desde la fecha de la factura.
- Tirar facturas de bienes que aún se están amortizando.
- Destruir el papel tras escanear sin digitalización certificada.
- Pensar que al darte de baja ya no tienes que guardar nada.
- No tener copia de seguridad.
Preguntas frecuentes
¿Se multa por no conservar las facturas?
Sí. El incumplimiento de las obligaciones de conservación es una infracción tributaria, además de que pierdes la posibilidad de justificar gastos e IVA.
¿Y los tiques de gasolina o comidas?
Para deducir IVA necesitas factura completa. Los tiques simplificados conviene guardarlos igualmente como justificante del gasto.
¿Vale con tenerlas en el correo electrónico?
Puede valer si se pueden localizar y leer sin problemas, pero es más seguro tenerlas organizadas en un sistema con copia de seguridad.
Fuentes oficiales
- Ley 58/2003 General Tributaria, artículos 29 (obligaciones formales) y 66 (prescripción) (BOE).
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículos 19 a 23 (conservación) (BOE).
- Ley 37/1992 del IVA, artículo 165 (BOE).
- Código de Comercio, artículo 30 (BOE).
- Orden EHA/962/2007 (digitalización certificada) y el procedimiento de homologación de software de la AEAT.
Última revisión: noviembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional.