Muchos autónomos creen que deben llevar “contabilidad” como una empresa, con libro diario, balances y cuentas anuales. En la mayoría de los casos no es así: basta con unos libros registro bastante sencillos. Te explicamos qué te exige la ley y cuándo te compensa un programa de contabilidad.
Qué libros tienes que llevar según tu caso
Según la AEAT, las obligaciones dependen del régimen de tributación y del tipo de actividad:
| Tu situación | Obligaciones en el IRPF |
|---|---|
| Actividad empresarial mercantil en estimación directa normal | Contabilidad ajustada al Código de Comercio (libro diario, inventarios y cuentas anuales) |
| Actividad empresarial no mercantil en directa normal y empresarios en directa simplificada | Libro de ventas e ingresos, libro de compras y gastos y libro de bienes de inversión |
| Profesionales (en directa normal o simplificada) | Libro de ingresos, libro de gastos, libro de bienes de inversión y libro de provisiones de fondos y suplidos |
| Módulos | Conservar facturas y justificantes; libro de bienes de inversión si amortizas; registros especiales en algunos casos |
Además, a efectos del IVA, en general hay que llevar el libro de facturas expedidas, el de facturas recibidas y, si procede, el de bienes de inversión y el de determinadas operaciones intracomunitarias.
Buena noticia: los autónomos que no llevan contabilidad mercantil no tienen que legalizar estos libros en el Registro Mercantil, y pueden llevarlos en formato electrónico.
Facturación, libros y contabilidad: no es lo mismo
| Herramienta | Qué hace | Para quién |
|---|---|---|
| Programa de facturación | Emite facturas, registra gastos y genera los libros registro | La mayoría de autónomos |
| Programa de facturación con fiscalidad | Lo anterior + borradores de modelos 303, 130, etc. | Autónomos que se hacen sus impuestos |
| Programa de contabilidad completa | Asientos contables, plan contable, balances, cuentas anuales | Contabilidad mercantil obligatoria, sociedades o negocios con estructura |
En la práctica, si emites tus facturas y registras tus gastos en un programa como Quipu, Holded o TS Facturas, ya tienes los libros registro que pide Hacienda. Muchos programas los exportan en el formato que admite la AEAT para importarlos en la Renta.
Cuándo sí necesitas un programa de contabilidad completa
- Estás obligado a contabilidad mercantil (actividad empresarial mercantil en estimación directa normal, por ejemplo por superar los 600.000 € de cifra de negocios o por haber renunciado a la simplificada).
- Vas a crear una sociedad (ver autónomo o sociedad limitada).
- Tienes un negocio con estructura: varios empleados, inventario, financiación bancaria que exige estados financieros.
- Quieres información de gestión detallada (rentabilidad por proyecto, presupuestos, tesorería).
En esos casos encajan herramientas como Holded (con módulo de contabilidad), programas de Sage o a3 (muy usados por asesorías), Anfix o Contasimple en sus planes superiores, entre otros.
Qué debe tener el programa, según tu caso
| Necesidad | Función a buscar |
|---|---|
| Cumplir con Hacienda (simplificada) | Libros de ingresos, gastos y bienes de inversión exportables |
| Amortizaciones | Registro de bienes de inversión con cálculo automático |
| Trabajar con gestoría | Acceso para el asesor y exportación compatible con su software |
| Conciliar con el banco | Conexión bancaria y conciliación automática |
| Contabilidad mercantil | Plan General Contable, libro diario y cuentas anuales |
¿Y si lo llevo en Excel?
Para los libros registro puedes usar una hoja de cálculo si contiene los datos exigidos y la mantienes al día. Pero:
- Te costará más tiempo cada trimestre.
- Es fácil cometer errores.
- Para la facturación, Excel y Word no servirán cuando se apliquen Verifactu y la factura electrónica (ver Verifactu).
La opción más eficiente suele ser un programa de facturación que genere los libros automáticamente.
Errores frecuentes
- Pagar un programa de contabilidad completa cuando solo necesitas libros registro.
- No llevar el libro de bienes de inversión y luego no poder justificar las amortizaciones.
- Llevar los libros a final de año de memoria.
- No guardar copias de los libros y facturas durante el plazo legal (ver cuánto tiempo guardar las facturas).
- No confirmar con tu gestoría el formato que necesita.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No de forma periódica (salvo los obligados al SII). Debes tenerlos a disposición si te los piden. Puedes importarlos en Renta WEB para facilitar la declaración.
¿Puede llevarlos mi gestoría?
Sí, pero tú sigues siendo responsable de que estén correctos.
¿Qué es el libro de provisiones de fondos y suplidos?
Es un libro específico de profesionales para anotar las cantidades que recibes de clientes para pagar gastos en su nombre (por ejemplo, tasas que adelantas por un cliente).
Fuentes oficiales
- AEAT: obligaciones contables y registrales en el IRPF (manual de Renta)
- Reglamento del IRPF (RD 439/2007), artículo 68 (BOE).
- Reglamento del IVA (RD 1624/1992), artículos 62 y siguientes (libros registro) (BOE).
- Código de Comercio, artículos 25 a 30 (BOE).
Última revisión: noviembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional.