El gran susto del autónomo no suele ser ganar poco, sino no saber cuánto de lo que hay en la cuenta es realmente suyo. Entre el IVA que tienes que ingresar, el IRPF de la Renta y la cuota de autónomos, el saldo del banco engaña. Te proponemos un método sencillo y las herramientas para aplicarlo.
El método en cuatro reglas
- Separa tu dinero: una cuenta (o subcuenta) solo para la actividad.
- Aparta los impuestos en cuanto cobras: el IVA íntegro y un porcentaje para el IRPF.
- Registra cada gasto el mismo día, con su factura.
- Revisa tus números cada semana (10 minutos) y cada trimestre (antes de los modelos).
Cuánto apartar de cada cobro
| Concepto | Cuánto reservar | Por qué |
|---|---|---|
| IVA cobrado | 100% del IVA de cada factura (menos el IVA de tus gastos) | Lo ingresarás en el modelo 303 |
| IRPF | Orientativo: 15-30% del beneficio, según tus ingresos, menos lo que ya te retienen | Para el modelo 130 y la Renta |
| Cuota de autónomos | Tu cuota mensual | Se cobra aunque no factures |
| Colchón | 3-6 meses de gastos fijos | Meses flojos e imprevistos |
Tienes el detalle para calcular tu porcentaje de IRPF en cuánto IRPF paga un autónomo.
Ejemplo: cobras una factura de 1.000 € + 210 € de IVA − 150 € de retención = 1.060 €. Aparta los 210 € de IVA a la subcuenta de impuestos. Como ya te han retenido el 15%, quizá solo necesites reservar un poco más para el IRPF (según tu tramo).
Tipos de herramientas
1. Programa de facturación con registro de gastos
Es la pieza central: emite facturas, registra gastos, calcula el IVA y el IRPF del trimestre y genera los libros.
- Ejemplos: Quipu, Holded, Contasimple, TS Facturas (Billin), Anfix, Declarando.
- Funciones clave: lectura automática de tiques (OCR), panel de IVA e IRPF previstos, conciliación con el banco.
Comparativa en mejores programas de facturación.
2. Cuenta de negocio con subcuentas
Algunas cuentas para autónomos permiten crear subcuentas (por ejemplo, “IVA”, “IRPF”, “Colchón”) y categorizan los movimientos automáticamente. Qonto, por ejemplo, ofrece subcuentas en sus planes superiores; los bancos tradicionales permiten abrir una segunda cuenta para impuestos.
Más opciones en mejor cuenta para autónomos.
3. Apps de captura de tiques
Permiten fotografiar facturas y tiques y extraer los datos. Muchos programas de facturación ya lo incluyen. Recuerda que una foto no sustituye a la factura completa para deducir el IVA, y que para destruir el papel necesitas digitalización certificada (ver cuánto tiempo guardar las facturas).
4. Hoja de cálculo de control
Si prefieres algo sencillo y gratuito, una hoja con estas columnas funciona bien:
| Fecha | Concepto | Cliente/proveedor | Base | IVA | Retención | Total | Tipo (ingreso/gasto) | Categoría | Factura (enlace) |
|---|
Añade un resumen trimestral con: IVA repercutido − IVA soportado (tu 303 aproximado) y ingresos − gastos (tu rendimiento).
5. Herramientas de tesorería y previsión
Si tienes cobros irregulares, una previsión de tesorería a 3 meses te evita sustos: lista los cobros previstos, los pagos fijos (cuota, alquiler, software) y los impuestos de cada trimestre. Algunos programas (Quipu, Holded) y cuentas de negocio lo incluyen.
Los números que debes mirar cada mes
| Indicador | Cómo se calcula | Para qué |
|---|---|---|
| Facturación del mes | Suma de bases imponibles | Ver tendencia |
| Beneficio (rendimiento) | Ingresos − gastos deducibles | Calcular IRPF y tramo de cuota |
| IVA pendiente | IVA cobrado − IVA pagado | Saber cuánto ingresarás en el 303 |
| Reserva de IRPF | Beneficio × tu % − retenciones | Evitar sustos en la Renta |
| Cobros pendientes | Facturas emitidas no cobradas | Reclamar a tiempo (ver cliente que no paga) |
| Meses de colchón | Ahorro ÷ gastos fijos mensuales | Medir tu seguridad |
Con el beneficio mensual también puedes revisar si tu tramo de cotización sigue siendo el adecuado (ver cambiar de tramo).
Rutina recomendada
- Cada día: foto o registro de cada gasto con su factura.
- Cada semana: conciliar el banco con el programa y revisar cobros pendientes.
- Cada mes: pasar a la subcuenta el IVA y la reserva de IRPF; revisar indicadores.
- Cada trimestre: revisar borradores de 303 y 130 antes del día 20.
- Cada año: revisar tu tramo de cuota, tu gestoría y tus herramientas.
Errores frecuentes
- Mirar solo el saldo del banco.
- Gastar el IVA cobrado.
- Acumular tiques para el final del trimestre.
- Mezclar gastos personales y de la actividad.
- No hacer previsión de los meses con impuestos (enero, abril, julio, octubre y junio para la Renta).
Preguntas frecuentes
¿Qué herramienta es imprescindible?
Un programa de facturación con registro de gastos y una cuenta separada. El resto es comodidad.
¿Cuánto tiempo me llevará?
Con la rutina, unos 10 minutos a la semana y una hora al trimestre.
¿Puedo automatizarlo todo?
Casi: conexión bancaria, lectura de tiques y reglas de categorización hacen la mayor parte. Revisa siempre lo que el programa clasifica.
Fuentes
- Páginas oficiales de los programas y cuentas citados, consultadas en noviembre de 2026.
- AEAT, información sobre libros registro y conservación de facturas (Sede Electrónica).
Última revisión: noviembre de 2026.