Una factura impagada hace doble daño al autónomo: no cobras y, además, ya has adelantado el IVA a Hacienda y probablemente también parte del IRPF. Por suerte, la ley te da herramientas para reclamar y para recuperar esos impuestos.
En esta guía tienes los pasos ordenados, desde el recordatorio amistoso hasta la vía judicial, y cómo recuperar el IVA.
Paso 0: conoce tus plazos legales de cobro
En operaciones entre empresas y autónomos se aplica la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad:
- Sin plazo pactado: el cliente debe pagar en 30 días naturales desde la entrega de los bienes o la prestación del servicio.
- Con plazo pactado: puede ampliarse, pero nunca por encima de 60 días naturales.
- Intereses de demora automáticos desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamarlos: el tipo legal para el segundo semestre de 2026 es el 10,40% anual (tipo del BCE del 2,40% más ocho puntos), salvo que hayas pactado otro no abusivo.
- 40 € de indemnización fija por costes de cobro, además de los intereses.
Esta ley no se aplica a particulares (consumidores). Con ellos rigen las reglas generales del Código Civil.
Cómo calcular los intereses: importe × tipo × días de retraso ÷ 365. Por ejemplo, 2.000 € con 30 días de retraso al 10,40% = 17,10 €.
Paso 1: recordatorio amistoso (días 1-15)
Muchos impagos son despistes. Envía un correo cordial con:
- Número, fecha e importe de la factura.
- Fecha de vencimiento.
- Datos de pago y la factura adjunta.
Una llamada también ayuda. Guarda constancia de todo.
Paso 2: reclamación formal por escrito (días 15-30)
Si no hay respuesta, envía un requerimiento de pago más formal, indicando:
- Importe principal adeudado.
- Intereses de demora devengados y los 40 € de costes de cobro.
- Plazo para pagar (por ejemplo, 10 días).
- Que, si no se paga, iniciarás acciones legales.
Puedes negociar un aplazamiento o un plan de pagos si el cliente lo necesita, siempre por escrito.
Paso 3: burofax o requerimiento notarial
Si el cliente sigue sin pagar:
- Burofax con acuse de recibo y certificación de contenido: deja constancia fehaciente de la reclamación. Es relativamente barato.
- Requerimiento notarial: más caro, pero con máxima fuerza probatoria.
Además de presionar al deudor, una reclamación fehaciente es un requisito para recuperar el IVA (ver más abajo).
Paso 4: reclamación judicial
Procedimiento monitorio
Es la vía más habitual para reclamar deudas dinerarias, vencidas y documentadas (facturas, albaranes, contratos, correos). Se presenta ante el juzgado del domicilio del deudor y, si el deudor no paga ni se opone en el plazo que le da el juzgado, se puede pedir la ejecución. Para presentar la petición inicial no es necesario abogado ni procurador; si el deudor se opone, el procedimiento sigue por el juicio que corresponda según la cuantía.
Otras vías
- Proceso europeo de escasa cuantía o requerimiento europeo de pago, si el deudor está en otro país de la UE.
- Concurso de acreedores, si el deudor es insolvente: comunica tu crédito al administrador concursal.
Plazo para reclamar
Las acciones para reclamar deudas tienen plazos de prescripción (con carácter general, cinco años para obligaciones personales sin plazo especial en el Código Civil). No esperes: cuanto antes reclames, más probabilidades de cobrar.
Cómo recuperar el IVA de una factura impagada
Según la AEAT, puedes reducir la base imponible del IVA (y recuperar el IVA ingresado) si el crédito es incobrable, es decir, si se cumplen estos requisitos:
- Ha pasado un año desde el devengo del IVA sin cobrar. Si eres pyme (volumen de operaciones del año anterior no superior a 6.010.121,04 €), puedes optar por seis meses.
- Está reflejado en tus libros registro.
- El cliente es empresario o profesional o, si es particular, la base imponible supera los 50 €.
- Has reclamado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación (por ejemplo, un burofax con certificación de contenido).
Procedimiento
- Emite una factura rectificativa (en serie específica) dentro de los seis meses siguientes a que el crédito se considere incobrable, y remítela al cliente (ver factura rectificativa).
- Aporta la documentación (rectificativas y justificante de la reclamación) en el registro electrónico de la AEAT.
- Comunica la modificación a la AEAT con el modelo 952 en el plazo de un mes desde la fecha de la rectificativa.
- Regulariza el IVA en tu modelo 303.
La AEAT ofrece una calculadora de plazos para facturas rectificativas en su Sede Electrónica.
Cuándo no se puede
No procede en créditos con garantía real, avalados por entidades de crédito o cubiertos por un seguro de crédito (en la parte garantizada), entre personas o entidades vinculadas, ni cuando el destinatario no está establecido en España. Tampoco para créditos anteriores a un auto de concurso, que tienen su propio procedimiento.
Si después cobras total o parcialmente, tendrás que volver a repercutir el IVA correspondiente.
Cómo deducir el impago en tu IRPF
En estimación directa, puedes deducir como gasto la pérdida por insolvencia del deudor cuando, al final del año (31 de diciembre), se cumpla alguna de estas circunstancias, entre otras: que hayan pasado seis meses desde el vencimiento de la factura, que el deudor esté en concurso, o que la deuda se haya reclamado judicialmente. Si luego cobras, deberás computar el ingreso.
Cómo prevenir impagos
- Contrato o presupuesto aceptado por escrito con importe, plazos y forma de pago.
- Anticipos (por ejemplo, 30-50% al inicio en proyectos largos).
- Facturación por hitos en lugar de al final.
- Indica el vencimiento en cada factura.
- Investiga al cliente antes de trabajar (antigüedad, referencias, registros mercantiles).
- No sigas trabajando para un cliente con facturas vencidas.
- Con la factura electrónica obligatoria (2028), los plazos de pago quedarán registrados y los morosos serán más visibles.
Errores frecuentes
- Esperar meses antes de reclamar.
- No dejar constancia escrita de las reclamaciones.
- Olvidar reclamar intereses y los 40 €.
- Dejar pasar los plazos para recuperar el IVA.
- No enviar la rectificativa al cliente o no presentar el modelo 952.
- Seguir trabajando para quien no paga.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cobrar intereses aunque no lo pusiera en la factura?
Sí, en operaciones entre empresas los intereses de demora de la Ley 3/2004 se devengan automáticamente.
¿Y si el cliente es un particular?
No se aplica la Ley 3/2004, pero puedes reclamar igualmente por vía judicial (incluido el monitorio) y recuperar el IVA si la base supera 50 € y cumples el resto de requisitos.
¿Merece la pena reclamar importes pequeños?
El monitorio no exige abogado para la petición inicial, así que puede compensar incluso en importes modestos. Valora siempre el coste y el tiempo.
¿Hay empresas que reclaman por mí?
Sí, despachos y empresas de recobro, normalmente a cambio de un porcentaje de lo cobrado.
Fuentes oficiales
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE).
- Resolución de 30 de junio de 2026 de la Secretaría General del Tesoro: tipo legal de interés de demora del segundo semestre de 2026 (BOE-A-2026-14327).
- AEAT: recuperar el IVA impagado: requisitos y procedimiento.
- AEAT: Manual práctico de Renta, pérdidas por insolvencias de deudores.
- Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil, procedimiento monitorio (arts. 812 y siguientes) (BOE).
Última revisión: noviembre de 2026. Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento profesional.